با توجه به مكانيزه شدن فعاليت هاي سازمان ها و شركت ها، نياز است كه بخش هاي مختلف سازمان ها و شركت ها را با نرم افزار دبيرخانه و اتوماسيون اداري مديريت كنند.
قصد ما امروز معرفي بهترين نرم افزار دبيرخانه هست كه نقش ويژه اي در يك سازمان دارد. همانطور كه مي دانيد دبيرخانه گردش مكاتبات اداري را انجام مي دهد و كليه سازمان مي توانند با استفاده از اين سيستم نامه ها را در فرمت هاي مختلف آماده كنند، و بين تمامي نامه هاي صادره و وارده جستجو انجام دهند.
با استفاده از نرم افزار دبيرخانه هر سازمان به راحتي كليه مكاتبات و مديريت اسناد را در كوتاه ترين زمان انجام مي دهد.
يك نرم افزار دبيرخانه بايد يكسري ويژگي هايي داشته باشد تا مورد استفاده سازمان ها قرار گيرد. يعني با انواع مديريت هاي ايران سازگار باشدكه مهم ترين بحث اين مطلب است.
یکی از قابلیت های نرم افزار دبیرخانه این هست که نامه های وارده به سازمان اعم از، مکاتبات بین سازمانی، حکم، یادداشت و… را در سیستم ثبت کند و جهت اقدام به کارتابل شخص مورد نظر ارسال کند. این قسمت نامه های که به خارج از دبیر خانه ارسال می شود مربوط است. از زمانی که نامه پیش نویس، تصحیح مکرر (ارجاع دوباره جهت پیش نویس)، امضا و ثبت در دبیرخانه و چاپ یا به سازمان مورد نظر ارسال می شود. که این روند مانند یک چرخه ادامه دارد. در این بخش کاربران دبیرخانه به راحتی و بدون اینکه نامه را ثبت کنند، می توانند نامه های داخلی مختلف را بین دبیرخانه ها و افرادی که مجاز به دریافت نامه هستند ارسال کنند. اگر کاربری بخواهد بصورت غیر رسمی به کاربر دیگر پیغامی را ارسال کند در هر سمت سازمانی از این ویژگی می تواند استفاده کند. هر فرد در یک سیستم کارتابل ممکن است یک یا چند سمت داشته باشدکه آن فرد برای هر سمت می تواند یک کارتابل جدا داشته باشد و از طریق آن میتواند نامه هایی که برایش ارسال شده را در کارتابل مشاهده و بررسی کند. هر کاربر می تواند نامه هایی که در اختیار دارد را برای افراد دیگر ارجاع دهد. یعنی این کاربر اجازه دارد به افرادی که مجاز به مکاتبه هستند، ارجاع دهد. اشخاص مجاز، اشخاصی هستند که زیر دست و یک سطح بالاتر می باشند. همچنین کاربر می تواند نامه را بصورت گروهی ارجاع کند و اگر مجاز به ارجاع محرمانه باشد میتواند محرمانه ارسال کند. تمامی ارجاعاتی که برروی یک نامه اتفاق افتاده است، سابقه نامه را مشخص می کند.همچنین کاربر میتواند سابقه را بصورت کلی و یا بصورت مسیری که نامه به کاربر فعلی رسیده مشاهده کند. سابقه، دستور ارجاع و وضعیت نامه در کارتابل فرد قابل مشاهده باشند. در این ویژگی نرم افزار براساس مشخصاتی که کاربر تعریف کرده است، نامه های خاصی را به فردی بصورت خودکار باید ارجاع دهد. اگر شما بخواهید یک نامه خاصی را در سیستم جستجو کنید کار بسیار دشواری هست چون شاید سالانه هزاران نامه وارد نرم افزار شود. پس نرم افزار باید این امکان را داشته باشد که براساس متن، فرستنده ، گیرنده و… نامه را برای کاربر پیدا کند. برای مطالعه ادامه مطلب اینجا کلیک کنیدامکانات و قابلیت های یک نرم افزار دبیرخانه
۱- ثبت نامه های وارده
۲- ثبت نامه های صادره
۳- انجام مکاتبات داخلی
۴- ارسال پیغام
۵- کارتابل
۶- ارجاع
۷- سابقه نامه
۸- ارجاع خودکار
۹- جستجو
بهترین نرم افزار BPMS
لیست نرم افزارهای bpms رایگان
۶ نرم افزار سازمانی که بهتر است داشته باشید 
راههای پیاده سازی اتوماسیون اداری
چرا مقاومت ها در برابر پیاده سازی اتوماسیون اداری زیاد است؟ 
نرم افزار تحت وب و مزایای آن
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟
آیا نرم افزارهای اتوماسیون اداری رایگان کارایی مناسب را دارند؟
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
مزایای انکارناپذیر داشتن یک سیستم مدیریت اسناد