در عصر جديد، با توجه به پيشرفت تكنولوژي و تسريع كارها، روشهاي سنتي نميتوانند جايي در زندگي جديد داشته باشند. به همين دليل مديران براي بهبود سطح مديريتي و نظارت بهتر بر عملكرد پرسنل و در نتيجه سرعت بخشي كار مراجعه كنندگان به سمت سيستمهاي سازمان الکترونيک روي آوردهاند. سیستم های گردش مکاتبات، با خودکار سازی بسیاری از مکاتبات اداری قادر به صرفه جویی های قابل ملاحظه ای در سازمان می گردند. این صرفه جویی ها می تواند شامل کاهش مصرف کاغذ در سازمان، کاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتیجه کاهش بسیاری از مشکلات، استفاده درست از نیروها در مکانهایی که واقعا نیاز به حضور آنها باشد. البته همه این موارد منوط به کامل بودن سیستم و استقرار درست و صحیح آن در سازمان می باشد. در این مقاله قرار است نکاتی درباره انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری بیان نماییم.
ویژگی های اولیه برای بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری
۱- قابل اجرا بر روی تمام سیستم عامل ها
قابلیت های فراوان سیستم های گردش مکاتبات باعث شده است تا سیستم های بسیاری در کشور تولید گردد. هر کدام از این سیستم ها توانایی ها و ضعف هایی دارند. بسیاری از سیستم ها تنها مبتنی بر بسترها و یا سیستم عامل های خاص نظیر ویندوز هستند که ضعف بسیار بزرگی بویژه برای سازمان های دولتی و یا شبه تولید محسوب می گردد. محدود بودن به سیستم عامل ویندوز و عدم امکان استقرار برروی سیستم عامل امنی نظیر لینوکس، در دراز مدت می تواند مخاطرات فراوانی را برای سازمان ها، بویژه سازمان های با مقیاس کاری بالا در پی داشته باشد.
۲- قابلیت استفاده در سازمانهای بزرگ
برخی از سیستم های اتوماسیون اداری بدلیل عدم استفاده از تکنولوژی هایی نظیر آژاکس، تنها برای سازمان های با حجم کاری پایین مناسب بوده و به هیچ عنوان قابلیت استفاده در سازمان های بزرگ با حجم گردش مکاتبات بالا را ندارند.
برای مطالعه مقاله بصورت کامل بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را مشاهده نمایید.
در عصر جديد، با توجه به پيشرفت تكنولوژي و تسريع كارها، روشهاي سنتي نميتوانند جايي در زندگي جديد داشته باشند. به همين دليل مديران براي بهبود سطح مديريتي و نظارت بهتر بر عملكرد پرسنل و در نتيجه سرعت بخشي كار مراجعه كنندگان به سمت سيستمهاي سازمان الکترونيک روي آوردهاند. سیستم های گردش مکاتبات، با خودکار سازی بسیاری از مکاتبات اداری قادر به صرفه جویی های قابل ملاحظه ای در سازمان می گردند. این صرفه جویی ها می تواند شامل کاهش مصرف کاغذ در سازمان، کاهش مراجعه ارباب رجوع به سازمان و در نتیجه کاهش بسیاری از مشکلات، استفاده درست از نیروها در مکانهایی که واقعا نیاز به حضور آنها باشد. البته همه این موارد منوط به کامل بودن سیستم و استقرار درست و صحیح آن در سازمان می باشد. در این مقاله قرار است نکاتی درباره انتخاب بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری بیان نماییم.
ویژگی های اولیه برای بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری
۱- قابل اجرا بر روی تمام سیستم عامل ها
قابلیت های فراوان سیستم های گردش مکاتبات باعث شده است تا سیستم های بسیاری در کشور تولید گردد. هر کدام از این سیستم ها توانایی ها و ضعف هایی دارند. بسیاری از سیستم ها تنها مبتنی بر بسترها و یا سیستم عامل های خاص نظیر ویندوز هستند که ضعف بسیار بزرگی بویژه برای سازمان های دولتی و یا شبه تولید محسوب می گردد. محدود بودن به سیستم عامل ویندوز و عدم امکان استقرار برروی سیستم عامل امنی نظیر لینوکس، در دراز مدت می تواند مخاطرات فراوانی را برای سازمان ها، بویژه سازمان های با مقیاس کاری بالا در پی داشته باشد.
۲- قابلیت استفاده در سازمانهای بزرگ
برخی از سیستم های اتوماسیون اداری بدلیل عدم استفاده از تکنولوژی هایی نظیر آژاکس، تنها برای سازمان های با حجم کاری پایین مناسب بوده و به هیچ عنوان قابلیت استفاده در سازمان های بزرگ با حجم گردش مکاتبات بالا را ندارند.
برای مطالعه مقاله بصورت کامل بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را مشاهده نمایید.
بهترین نرم افزار BPMS
لیست نرم افزارهای bpms رایگان
۶ نرم افزار سازمانی که بهتر است داشته باشید 
بهترين نرم افزار دبيرخانه و بايگاني چه امكاناتي دارد 
راههای پیاده سازی اتوماسیون اداری
چرا مقاومت ها در برابر پیاده سازی اتوماسیون اداری زیاد است؟ 
نرم افزار تحت وب و مزایای آن
آیا نرم افزارهای اتوماسیون اداری رایگان کارایی مناسب را دارند؟
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
مزایای انکارناپذیر داشتن یک سیستم مدیریت اسناد